個人情報の取扱いについて - 日本財団電話リレーサービス

【利用目的について】

当財団は、適法かつ公正な手段で個人情報を取得し、以下の表に示す「利用目的」の範囲内で利用します。

なお、「利用目的」の範囲に含まれていない利用目的が生じたときは、直接書面によって取得した場合はご本人へ利用目的について同意を得たうえで、それ以外の手段で取得した場合には利用目的を公表したうえで利用いたします。

対象情報	利用目的	保有個人情報
電話リレーサービス登録時に取得する個人情報	・電話リレーサービス提供のため・電話リレーサービス向上のため	○
サービスへのお問い合わせに関する個人情報	・お問い合わせに対するご案内のため	○
お取引先様に関する個人情報	・お取引先様管理のため	○
従業員・退職者に関する個人情報	・雇用及び人事管理のため	○
採用応募者の方の個人情報	・選考および採否に関する連絡のため	○
苦情及び相談に関する個人情報	・苦情及び相談への回答のため	○

【匿名加工情報の利用及び第三者提供について】

当財団は、利用者の個人情報について、特定の個人を識別することおよび作成に用いる個人情報を復元することができないよう適切な保護措置を講じたうえで、匿名加工情報の作成と第三者への提供を法令で認められた範囲で実施します。

1.匿名加工情報の作成方法

当財団は、個人情報保護法が定める加工基準に沿って、利用者の情報を加工し匿名加工情報を作成します。

主な加工例

(1)特定の個人を識別できる記述の削除

(2)個人識別符号の削除

(3)情報を相互に連結する符号の削除

(4)特異な記述の削除

(5)個人情報データベース等の性質を踏まえたその他の措置

2.匿名加工情報に含まれる項目

【1】利用者の個人属性情報（年齢（年代）、サービス利用対象者であることの確認事項）

【2】通話ログ(待機日時、通話開始・終了日時、利用時間)

3.匿名加工情報の第三者提供

当財団が作成した匿名加工情報を第三者に提供する場合の目的、匿名加工情報に含まれる項目及びその提供方法は以下の通りです。

(1)目的

当財団の調査研究業務を実施するため。

(2)第三者に提供する匿名加工情報に含まれる項目

上記2【1】【2】の項目

(3)提供方法

データファイルを暗号化し、セキュリティが確保された手段で提供を行います。

4.匿名加工情報の安全管理措置

当財団は、匿名加工情報を取り扱う職員に対し、社内規程に基づく安全管理措置が遂行されるよう監督を行います。

【安全管理措置について】

当財団は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損などのおそれに対して、以下の安全対策を講じます。

組織的安全管理措置

・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱いに関する規程を策定。

・個人情報の取扱状況について、定期的な監査を実施。人的安全管理措置・職員に個人情報の取扱いに関する定期的な研修を実施。

物理的安全管理措置

・個人情報を取り扱う区域において、職員の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施。

・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、社内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、機器の暗号化又はパスワード制御を実施。

技術的安全管理措置

・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定。

・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

外的環境の把握

・個人情報を保管している以下の国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施。

【保有個人データの保管国】

・日本

・Googledatacenter
https://www.google.com/about/datacenters/locations/

【個人情報の開示等に関する請求について】

①当財団は、ご本人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、“開示等”といいます。）を求められた場合は、個人情報について社内調査を行い、遅延なくご回答させていただきます。
※ただし、ご請求内容によっては開示等に応じられない場合がございます。その場合はその理由に関してもご回答いたします。

②開示等の請求を行う場合、下記手順に沿って郵送にてご請求ください。請求内容について不備・不足事項等ある場合請求を受け付けることが出来ない場合があります。なお、個人情報の開示または利用目的の通知の請求について、1回につき事務手数料として1,000円を切手にてご負担いただきます。

③「個人情報開示等請求書」により頂いた個人情報は、お問い合わせ対応に使用し、それ以外の使用は致しません。

本人が請求する場合	開示等の求めを行う場合は、以下の書類をご準備いただき、配達記録郵便にてお送り下さい。 ①個人情報開示等請求書上記のファイルをダウンロードして、必要事項を記入してください。 ②本人確認書類運転免許証、パスポート、健康保険証などの、ご本人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。
代理人が請求する場合	開示等の求めを行う者が、法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、それぞれ下記の書類を同封下さい。【法定代理人の場合】 ①法定代理権があることを確認するための書類戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険の被保険者証のコピーも可。 ②法定代理人本人であることを確認するための書類運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。【委任による代理人の場合】 ①委任状（個人情報開示等請求書添付書類）上記のファイルをダウンロードして、必要事項を記入してください。 ②ご本人の印鑑証明書（3ケ月以内に発行されたもの） ③委任による代理人本人であることを確認するための書類運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。

本人が請求する場合

開示等の求めを行う場合は、以下の書類をご準備いただき、配達記録郵便にてお送り下さい。

①個人情報開示等請求書

上記のファイルをダウンロードして、必要事項を記入してください。

②本人確認書類

運転免許証、パスポート、健康保険証などの、ご本人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。

代理人が請求する場合

開示等の求めを行う者が、法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、それぞれ下記の書類を同封下さい。

【法定代理人の場合】

①法定代理権があることを確認するための書類
戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険の被保険者証のコピーも可。

②法定代理人本人であることを確認するための書類
運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。

【委任による代理人の場合】

①委任状（個人情報開示等請求書添付書類）
上記のファイルをダウンロードして、必要事項を記入してください。

②ご本人の印鑑証明書（3ケ月以内に発行されたもの）

③委任による代理人本人であることを確認するための書類
運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。

本人が請求する場合	開示等の求めを行う場合は、以下の書類をご準備いただき、配達記録郵便にてお送り下さい。 ①個人情報開示等請求書上記のファイルをダウンロードして、必要事項を記入してください。 ②本人確認書類運転免許証、パスポート、健康保険証などの、ご本人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。
代理人が請求する場合	開示等の求めを行う者が、法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、それぞれ下記の書類を同封下さい。【法定代理人の場合】 ①法定代理権があることを確認するための書類戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険の被保険者証のコピーも可。 ②法定代理人本人であることを確認するための書類運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。【委任による代理人の場合】 ①委任状（個人情報開示等請求書添付書類）上記のファイルをダウンロードして、必要事項を記入してください。 ②ご本人の印鑑証明書（3ケ月以内に発行されたもの） ③委任による代理人本人であることを確認するための書類運転免許証、パスポート、健康保険証などの、代理人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー。